Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 12 Septembre 2025
1- Définitions
Aux fins de la présente politique de confidentialité, il faut entendre par:
Données à caractère personnel : Toute information de quelque nature que ce soit et indépendamment de son support, y compris le son et l’image, relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Il s’agit de toute information relative à une personne physique identifiable ou susceptible de l’être, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. L’identification se fait à partir des moyens dont dispose ou auquel peut avoir accès, le responsable du traitement ou toute autre personne.
Traitement : Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés ou non, et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’exploitation, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la sauvegarde, la copie, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que la limitation, le cryptage, l’effacement ou la destruction.
Responsable de traitement : Toute personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme ou association qui, seul ou conjointement avec d’autres, prend la décision de collecter et de traiter des données à caractère personnel et en détermine les finalités et les moyens.
Sous-traitant : Toute personne physique ou morale, publique ou privée, tout autre organisme ou association qui traite des données pour le compte du responsable du traitement. Le sous- traitant est soumis aux mêmes obligations incombant aux responsables de traitement.
Personnes concernées par un traitement de données à caractère personnel : Toute personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement.
Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) : Autorité administrative indépendante dont la mission générale est de veiller à ce que les traitements de données personnelles soient mis en œuvre conformément aux dispositions de la loi.
Délégué à la protection des données personnelles : Personne chargée de veiller à l’application du régime de protection des données personnelles dans l’organisme (Ici OPTIMA SOLUTION) et de rendre compte à l’APDP envers laquelle elle est tenue par un engagement.
Compte : désigne un compte unique créé pour Vous permettre d’accéder à notre Service ou à des parties de notre Service.
Société : (ci-après « la Société », « Nous », « Notre » ou « Nos » dans la présente Politique de confidentialité) fait référence à OPTIMA SOLUTION BENIN.
Les cookies : sont de petits fichiers qui sont placés sur votre ordinateur, votre appareil mobile ou tout autre appareil par un site Web, contenant les détails de votre historique de navigation sur ce site Web parmi ses nombreuses utilisations.
Pays : fait référence au Bénin.
Appareil : désigne tout appareil pouvant accéder au Service, tel qu’un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette numérique.
Service : désigne le Site internet.
Site Internet : désigne OPTIMA SOLUTION SARL, accessible depuis https://optimasolutionsarl.com/
Application : désigne OPTIMABATIS, accessible depuis Play Store
Vous : désigne la personne qui accède au Service ou l’utilise, ou la société, ou toute autre entité juridique au nom de laquelle cette personne accède ou utilise le Service, selon le cas.
2- Périmètre de la politique
La présente politique de confidentialité définit les principes encadrant la gestion des données à caractère personnel collectées et traitées par OPTIMA SOLUTION SARL dans le cadre de l’utilisation de son application OPTIMA BATIS.
Élaborée dans le respect de la dignité humaine, des droits fondamentaux, de la vie privée ainsi que des libertés individuelles et publiques, cette politique a pour objectif d’informer les utilisateurs de l’application de OPTIMA BATIS sur la nature des données personnelles collectées, les mesures mises en œuvre pour en assurer la confidentialité et la sécurité, ainsi que les droits dont ils disposent.
Elle précise notamment comment les données des utilisateurs du site sont collectées, utilisées, conservées et, le cas échéant, partagées avec des tiers dans le strict respect de la réglementation en vigueur.
Cette politique s’applique à toute personne physique accédant ou utilisant l’application de la Société OPTIMA SOLUTION SARL, qu’il s’agisse de visiteurs, de prospects, de partenaires ou de toute autre personne dont les données pourraient être traitées via le site.
Chaque utilisateur est invité à lire attentivement cette politique afin d’être pleinement informé sur l’usage de ses données personnelles et, le cas échéant, décider en toute transparence s’il souhaite les communiquer et autoriser leur traitement par la OPTIMA SOLUTION SARL.
3- Responsable de traitement des données personnelles
Le responsable du traitement des données personnelles traitées est:
Société : OPTIMA SOLUTION (Société à Responsabilité Limité) ayant pour représentant légal sa Directeur Général Madame KAKPOVI Anne-Marie
4- Bases légales du traitement des données personnelles et finalités
En accédant à l’application d’OPTIMA SOLUTION SARL BENIN et en interagissant avec ses services en ligne, les utilisateurs peuvent être amenés à transmettre volontairement certaines données à caractère personnel (via des formulaires de contact, etc). Par ailleurs, certaines données peuvent également être collectées de manière automatique lors de la navigation sur le site (cookies, données de connexion, etc.).
OPTIMA SOLUTION SARL BENIN accorde une attention particulière à la protection de la vie privée des utilisateurs de son site internet et de son application. Elle veille à ne collecter que les données strictement nécessaires au bon fonctionnement du site, de l’application et à l’amélioration des services proposés, s’interdisant toute collecte massive injustifiée.
Les données personnelles collectées sur le site peuvent être traitées sur la base de différents fondements légaux, en fonction de la finalité poursuivie:
- le consentement de l’utilisateur, par exemple lors de la soumission d’un formulaire de contact, de l’inscription, ou de l’utilisation de certaines fonctionnalités du site nécessitant une collecte d’informations personnelles.
- l’exécution d’engagements contractuels ou de mesures précontractuelles prises à la demande de l’utilisateur (ex. : demande d’information ou de devis via le site).
- l’intérêt légitime d’OPTIMA SOLUTION SARL BENIN, notamment pour assurer le bon fonctionnement technique de l’application, améliorer l’expérience utilisateur, assurer la sécurité du site ou analyser les statistiques de fréquentation.
- le respect d’obligations légales, notamment celles liées à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, à la lutte contre la fraude, ou aux obligations sectorielles spécifiques.
Dans tous les cas, les données collectées via l’application sont traitées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Si une utilisation ultérieure des données est envisagée à des fins différentes, l’utilisateur sera informé préalablement et son consentement sera sollicité lorsque cela est requis.
5- Collecte et utilisation de vos données personnelles
a. Types de données collectées
Dans le cadre de l’utilisation de son application OPTIMA BATIS, OPTIMA SOLUTION SARL BENIN peut être amenée à collecter différentes catégories de données personnelles, soit directement lorsque vous les fournissez volontairement (via un formulaire, une inscription, etc.), soit automatiquement lors de votre navigation.
La collecte de certaines données peut être nécessaire pour accéder à certains services en ligne proposés par OPTIMA SOLUTION SARL BENIN. En l’absence de ces informations, certaines fonctionnalités ou interactions peuvent ne pas être accessibles.
Les données personnelles que nous sommes susceptibles de collecter via le site comprennent notamment :
- coordonnées : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale.
- données d’utilisation : adresse IP, type de navigateur, durée des visites, identifiants de l’appareil.
- données techniques : système d’exploitation, type d’appareil, informations réseau, localisation (si activée).
- préférences marketing : consentement explicite pour la réception de newsletters, réponses à des communications marketing.
b. Finalités du traitement de vos données personnelles
Ces données peuvent être utilisées à des fins telles que:
- le traitement de vos demandes (contact, renseignement).
- la gestion des interactions via les plateformes numériques de la société.
- l’amélioration de l’application et de l’expérience utilisateur.
- la diffusion de contenus personnalisés ou ciblés (avec votre consentement).
- le respect de nos obligations légales et réglementaires.
c. Partage des données personnelles
Les données collectées via le site peuvent être partagées avec les entités ou prestataires suivants, dans la stricte limite nécessaire:
- fournisseurs de services : hébergement, stockage en nuage, outils d’analyse de trafic, prestataires de sécurité ou de maintenance technique.
- sociétés affiliées à OPTIMA SOLUTION SARL BENIN, uniquement à des fins opérationnelles, réglementaires, ou d’amélioration des services, conformément à la présente politique.
- autorités administratives ou judiciaires, en cas d’obligation légale.
- autres tiers uniquement avec votre consentement préalable, et dans le cadre des finalités clairement définies.
d. Cookies et technologies de suivi
OPTIMA BATIS utilise des cookies et d’autres technologies de suivi pour améliorer l’expérience utilisateur, analyser le trafic et personnaliser le contenu du site et de l’application.
Les technologies que nous utilisons peuvent inclure :
- des Cookies ou cookies de navigateur : Un cookie est un petit fichier texte enregistré sur votre appareil lors de la consultation d’un site web. Vous avez la possibilité de configurer votre navigateur pour refuser l’ensemble des cookies ou pour être averti lorsqu’un cookie est en cours d’envoi. Toutefois, si vous choisissez de désactiver les cookies, certaines fonctionnalités ou sections de notre site pourraient ne pas fonctionner correctement. Sauf si vous avez paramétré votre navigateur pour bloquer les cookies, notre site est susceptible d’en utiliser.
- des Cookies Flash : Certaines fonctionnalités de notre service peuvent avoir recours à des objets stockés localement, également appelés Cookies Flash, afin de mémoriser vos préférences ou de suivre votre activité sur notre site. Contrairement aux cookies classiques, les cookies Flash ne sont pas gérés par les paramètres habituels de votre navigateur. En outre, certaines pages de notre site ou certains e-mails peuvent contenir de petits fichiers électroniques, tels que des balises web (également appelées pixels invisibles, balises pixel ou GIF à pixel unique). Ces technologies permettent, par exemple, de comptabiliser les utilisateurs et de recueillir des données statistiques (comme la popularité d’un contenu ou la vérification de l’intégrité du système et du serveur).
- des cookies de session : Ces cookies sont essentiels pour vous fournir les services disponibles sur l’application et pour vous permettre d’utiliser certaines de ses fonctionnalités. Ils aident à authentifier les utilisateurs et à prévenir l’utilisation frauduleuse des comptes utilisateurs. Sans ces cookies, les services que vous avez demandés ne peuvent pas être fournis, et nous utilisons ces cookies uniquement pour vous fournir ces services. Ils sont supprimés automatiquement à la fermeture de votre navigateur.
- des cookies persistants : Ces cookies restent enregistrés sur votre appareil même après la fermeture de votre navigateur. Ils ont pour objectif de mémoriser certaines informations afin d’améliorer votre expérience de navigation. Ils permettent notamment :
- de savoir si vous avez consenti à l’utilisation des cookies sur notre site.
- de conserver vos préférences (telles que la langue sélectionnée ou vos informations de connexion) pour que vous n’ayez pas à les saisir à chaque visite.
Grâce à ces cookies, nous pouvons vous offrir une navigation plus fluide, personnalisée et adaptée à vos habitudes. Ils sont conservés jusqu’à leur date d’expiration définie ou jusqu’à leur suppression manuelle par l’utilisateur.
- des cookies de performance et d’analyse : Ils collectent des informations sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site Web, quelles pages sont visitées le plus fréquemment et si des messages d’erreur sont reçus des pages Web. Ces cookies nous aident à améliorer notre site web.
- des cookies de publicité et de ciblage : Utilisés pour diffuser des publicités plus pertinentes pour vous et vos intérêts. Ils sont également utilisés pour limiter le nombre de fois que vous voyez une publicité et aider à mesurer l’efficacité de la campagne publicitaire.
Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons et vos choix en matière de cookies, veuillez consulter notre politique en matière de cookies ou la section Cookies de notre politique de confidentialité.
6- Sécurisation, communication et transfert des données personnelles traitées
Lors de la collecte et du traitement de données personnelles via son application, OPTIMA SOLUTION SARL BENIN met tout en œuvre pour garantir leur sécurité et leur confidentialité. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place afin de protéger les données contre tout accès non autorisé, toute divulgation, altération, perte ou destruction accidentelle ou illicite.
OPTIMA SOLUTION SARL s’engage à ce que les traitements effectués à partir de son application soient licites, loyaux, transparents et limités à des finalités précises, conformément aux dispositions du Code du numérique du Bénin et aux autres lois applicables en matière de protection des données personnelles.
L’accès aux données personnelles collectées via l’application est strictement limité aux membres autorisés d’OPTIMA SOLUTION SARL, soumis à un engagement de confidentialité. Ces données peuvent également être partagées, si nécessaire, avec certains partenaires de confiance (notamment des prestataires de services techniques), à condition que ceux-ci respectent les normes de sécurité et de confidentialité imposées.
Par ailleurs, OPTIMA SOLUTION SARL ne procède à aucune revente de données personnelles collectées via son application. Les données sont hébergées sur des serveurs situés au BENIN. Toutefois, certaines données peuvent être transférées à l’étranger, dans le respect des obligations légales ou lorsqu’un tel transfert est justifié par l’intérêt légitime d’OPTIMA SOLUTION SARL et encadré par des garanties appropriées.
En cas de transfert ou de communication de données personnelles, les destinataires potentiels sont notamment :
- les prestataires techniques assurant l’hébergement, la maintenance ou l’analyse de l’application.
- les sociétés affiliées à OPTIMA SOLUTION SARL, dans le cadre de besoins strictement opérationnels ou réglementaires.
- les autorités compétentes, si la loi l’exige.
Ces destinataires sont contractuellement tenus à des obligations strictes de sécurité et de confidentialité, et ne peuvent utiliser les données qu’aux fins spécifiquement autorisées par OPTIMA SOLUTION SARL.
Bien qu’OPTIMA SOLUTION SARL mette en œuvre tous les moyens raisonnables pour protéger les données personnelles, aucun système n’est totalement à l’abri d’éventuels incidents. C’est pourquoi OPTIMA SOLUTION SARL s’engage à faire preuve de transparence et à réagir promptement en cas de violation de données.
En cas d’incident affectant la sécurité des données personnelles (accès non autorisé, perte, divulgation, etc.), OPTIMA SOLUTION SARL:
- notifiera l’Autorité de protection des données personnelles (APDP) et les autres autorités compétentes dans les délais requis, en conformité avec le Code du numérique du Bénin.
- communiquera aux autorités les éléments essentiels relatifs à l’incident : nature des données concernées, nombre de personnes affectées, conséquences potentielles, et mesures prises pour y remédier.
- informera dans les meilleurs délais les personnes concernées si la violation est susceptible d’entraîner des dommages significatifs, afin qu’elles puissent prendre les mesures nécessaires pour se protéger.
OPTIMA SOLUTION SARL peut également faire appel à des tiers ou prestataires pour la collecte ou le traitement de données via son site. Si vous avez des raisons de croire qu’un usage abusif ou une atteinte à votre vie privée pourrait résulter d’un de ces traitements, nous vous encourageons vivement à nous en informer dès que possible. Nous nous engageons à traiter tout signalement avec diligence, dans le respect des lois et règlements en vigueur.
7- Durée de conservation et stockage des données personnelles
Les données personnelles collectées via notre application sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, telles que définies dans la présente politique de confidentialité.
Nous pouvons également conserver certaines données personnelles pour satisfaire à nos obligations légales, résoudre d’éventuels litiges, faire respecter nos engagements contractuels et répondre aux exigences des autorités compétentes, conformément aux lois en vigueur.
Les données d’utilisation (comme les journaux de navigation ou les informations techniques) sont généralement conservées pour une période plus courte, sauf si elles sont nécessaires pour améliorer la sécurité, optimiser la performance de notre site ou répondre à des obligations légales de conservation plus longues.
Lorsque la conservation des données n’est plus justifiée par une finalité légale ou opérationnelle, elles sont supprimées ou rendues anonymes de manière sécurisée.
Pour plus d’informations concernant les durées de conservation, il est possible de contacter le service informatique d’OPTIMA SOLUTION SARL et/ou le responsable de traitement aux coordonnées mentionnées au point 12 de la présente politique (rubrique « Nous contacter »).
8- Droits des utilisateurs concernant leurs données personnelles
OPTIMA SOLUTION SARL attache une importance particulière au respect des droits des utilisateurs de son site application en matière de protection des données personnelles. À ce titre, elle s’engage à se conformer strictement aux dispositions prévues par le Code du numérique du Bénin et à garantir aux personnes concernées l’exercice de leurs droits en toute transparence.
Les utilisateurs du site disposent des droits suivants:
- droit à l’information: les utilisateurs sont informés de manière claire et préalable sur la collecte et l’usage de leurs données personnelles.
- droit au consentement et à son retrait: les traitements fondés sur le consentement ne sont effectués qu’après acceptation explicite de l’utilisateur. Ce dernier peut retirer son consentement à tout moment, sans justification.
- droit d’accès: les utilisateurs peuvent demander à savoir si OPTIMA SOLUTION SARL détient des données personnelles les concernant, et en obtenir une copie.
- droit à la portabilité des données: les utilisateurs peuvent recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement sans obstacle.
- droit d’interrogation: toute personne peut interroger OPTIMA SOLUTION SARL sur les traitements en cours portant sur ses données à caractère personnel.
- droit d’opposition: les utilisateurs peuvent s’opposer à tout moment, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données, notamment à des fins de prospection commerciale.
- droit de rectification et de suppression: les utilisateurs peuvent demander la correction de leurs données inexactes, incomplètes ou obsolètes, ou leur suppression dans les cas prévus par la loi.
- droit à réparation: en cas de dommage matériel ou moral résultant d’une violation de la législation applicable en matière de données personnelles, l’utilisateur peut demander réparation auprès d’OPTIMA SOLUTION SARL.
- droit de recours auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP): si l’utilisateur estime que ses droits n’ont pas été respectés, il peut à tout moment saisir l’APDP.
Les demandes légitimes et raisonnables sont traitées gratuitement. Toutefois, OPTIMA SOLUTION SARL se réserve le droit de refuser des demandes manifestement abusives (répétitives, techniquement excessives, portant atteinte aux droits d’autrui ou juridiquement infondées).
Pour exercer ces droits, les utilisateurs peuvent nous contacter via les moyens prévus à la section « Contact ».
9- Protection de la vie privée des enfants
Notre site internet n’est pas destiné aux enfants de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs de cette tranche d’âge. Si vous êtes parent ou tuteur légal et que vous constatez que votre enfant nous a transmis des informations personnelles sans votre autorisation, nous vous invitons à nous contacter immédiatement.
Dans le cas où nous apprendrions que des données personnelles ont été recueillies auprès d’un enfant de moins de 18 ans sans vérification ou autorisation parentale, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces informations de nos systèmes dans les meilleurs délais.
Par ailleurs, si le traitement de données personnelles repose sur le consentement et que la législation du pays de résidence de l’utilisateur exige l’accord parental pour les mineurs, nous nous réservons le droit de demander une autorisation parentale préalable avant toute collecte ou utilisation des données.
10- Modification et mise à jour de la politique
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour à tout moment afin de refléter l’évolution de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation ou de traitement des données personnelles, ou en raison de modifications liées à nos services numériques.
Toute modification substantielle apportée à cette politique sera communiquée clairement sur notre site, afin de garantir que vous soyez informé(e) de la version la plus récente en vigueur.
Malgré d’éventuelles modifications, OPTIMA SOLUTION SARL s’engage à respecter les droits des personnes concernées, conformément aux dispositions du Code du numérique du Bénin et à assurer une protection continue de vos données personnelles.
11- Nous Contacter
Les Utilisateurs peuvent exercer leur droit et poser leurs éventuelles questions en contactant:
• Responsable de traitement
Société : OPTIMA SOLUTION SARL BENIN (Société à Responsabilité Limitée) ayant pour représentant légal sa Directrice Générale Madame KAKPOVI Anne-Marie,
• Le Délégué à la Protection des Données Personnelles (DPDP) DPO:
DPO OPTIMA SOLUTION BENIN : Madame KAKPOVI Anne-Marie, Email : contact@optimasolutionsarl.com
